Wymagane dokumenty

Pieczątka Czynności notarialne są kluczowym elementem wielu transakcji prawnych. Każda z nich charakteryzuje się unikalnym podejściem, co oznacza, że wymaga specyficznych dokumentów. Przygotowanie odpowiednich dokumentów jest niezbędne do prawidłowego przeprowadzenia tych działań.

Dokumenty można dostarczyć na różne sposoby. Można je przekazać osobiście lub przesłać skany za pośrednictwem poczty elektronicznej. Ważne jest jednak, aby przed terminem umowy przedłożyć wszystkie wymagane dokumenty w oryginale.

Kontakt z kancelarią przed przystąpieniem do czynności

Przed przystąpieniem do czynności notarialnej niezbędny jest kontakt z pracownikami kancelarii. Oni udzielą wszelkich informacji dotyczących przygotowania dokumentacji oraz pomogą w jej zgromadzeniu. Wszystkie informacje są udzielane bezpłatnie.

Poniższy spis dokumentów jest przykładowy, nie jest zbiorem zamkniętym, uzyskanie kompletnej listy wymaga konsultacji w kancelarii notarialnej i ustaleniu szczegółów dotyczących konkretnej czynności notarialnej.

Dokumenty

Sprzedaż odrębnej własności lokalu

dokument stanowiący podstawę nabycia lokalu,
zaświadczenie wydane przez uprawniony organ (urząd miasta / gminy), stwierdzające, że pod adresem lokalu mieszkalnego nikt nie jest zameldowany na pobyt stały i czasowy, bądź stwierdzające jakie osoby są pod tym adresem zameldowane,
zaświadczenie zarządcy wspólnoty mieszkaniowej lub spółdzielni mieszkaniowej dotyczące stanu zaległości za opłaty eksploatacyjne związane z lokalem,
świadectwo charakterystyki energetycznej,
zaświadczenie wydane przez uprawniony organ o przeznaczeniu w planie zagospodarowania przestrzennego terenu, na którym znajduje się lokal oraz czy zastrzeżone jest dla gminy prawo pierwokupu na podstawie ustawy o rewitalizacji (nie dotyczy nieruchomości położonych na terenie Torunia),
zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia – w sytuacji, gdy nabycie lokalu nastąpiło w drodze dziedziczenia lub zasiedzenia przed dniem 01 stycznia 2007 roku, a po dniu 01 stycznia 2007 roku – także w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności.

Darowizna odrębnej własności lokalu

dokument stanowiący podstawę nabycia lokalu,
zaświadczenie zarządcy wspólnoty mieszkaniowej lub spółdzielni mieszkaniowej dotyczące stanu zaległości za opłaty eksploatacyjne związane z lokalem,
zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia – w sytuacji, gdy nabycie nastąpiło w drodze dziedziczenia lub zasiedzenia przed dniem 01 stycznia 2007 roku, a po dniu 01 stycznia 2007 roku – także w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności.

Sprzedaż spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu

dokument stanowiący podstawę nabycia prawa,
zaświadczenie wydane przez uprawniony organ (urząd miasta / gminy), stwierdzające, że pod adresem przedmiotowego lokalu nikt nie jest zameldowany na pobyt stały i czasowy bądź stwierdzające jakie osoby są pod tym adresem zameldowane,
zaświadczenie wydane przez zarząd spółdzielni mieszkaniowej zawierające informację: komu przysługuje lokal i na jakiej podstawie, oznaczenie lokalu, wskazanie kondygnacji budynku, na której położony jest lokal, skład lokalu, powierzchnię lokalu, numer działki na której posadowiony jest budynek, w którym znajduje się lokal z podaniem numeru księgi wieczystej nieruchomości i o uregulowaniu opłat eksploatacyjnych (jeżeli dla spółdzielczego prawa do lokalu nie jest prowadzona księga wieczysta i chcemy, żeby została założona),
zaświadczenie wydane przez zarząd spółdzielni mieszkaniowej o przysługującym danej osobie prawie do lokalu, jego oznaczeniu, uregulowaniu opłat eksploatacyjnych (jeżeli dla spółdzielczego prawa do lokalu jest już prowadzona księga wieczysta lub nie jest prowadzona ale nie chcemy, żeby została założona),
świadectwo charakterystyki energetycznej,
zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia – w sytuacji, gdy nabycie nastąpiło w drodze dziedziczenia lub zasiedzenia przed dniem 01 stycznia 2007 roku, a po dniu 01 stycznia 2007 roku – także w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności.

Darowizna spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu

dokument stanowiący podstawę nabycia prawa,
zaświadczenie wydane przez zarząd spółdzielni mieszkaniowej zawierające informację: komu przysługuje lokal i na jakiej podstawie, oznaczenie lokalu, wskazanie kondygnacji budynku, na której położony jest lokal, skład lokalu, powierzchnię lokalu, numer działki na której posadowiony jest budynek, w którym znajduje się lokal z podaniem numeru księgi wieczystej nieruchomości i o uregulowaniu opłat eksploatacyjnych (jeżeli dla spółdzielczego prawa do lokalu nie jest prowadzona księga wieczysta i chcemy, żeby została założona),
zaświadczenie wydane przez zarząd spółdzielni mieszkaniowej o przysługującym danej osobie prawie do lokalu, jego oznaczeniu, uregulowaniu opłat eksploatacyjnych (jeżeli dla spółdzielczego prawa do lokalu jest już prowadzona księga wieczysta lub nie jest prowadzona ale nie chcemy, żeby została założona),
zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia – w sytuacji, gdy nabycie nastąpiło w drodze dziedziczenia lub zasiedzenia przed dniem 01 stycznia 2007 roku, a po dniu 01 stycznia 2007 roku – także w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności.

Sprzedaż nieruchomości niezabudowanej

dokument stanowiący podstawę nabycia nieruchomości,
zaświadczenie wydane przez uprawniony organ o przeznaczeniu w planie zagospodarowania przestrzennego terenu, na którym znajduje się nieruchomość oraz czy zastrzeżone jest dla gminy prawo pierwokupu na podstawie ustawy o rewitalizacji,
zaświadczenie wydane przez uprawniony organ, stwierdzające, że przedmiotowa nieruchomość jest/nie jest objęta uproszczonym planem urządzenia lasu ani decyzją starosty na podstawie art. 19 ust. 3 ustawy z dnia 28 września 1991 roku o lasach,
wypis z rejestru gruntów i wyrys z mapy ewidencyjnej, przeznaczone do dokonywania wpisów w księdze wieczystej,
ostateczna decyzja zatwierdzająca podział nieruchomości (jeśli została wydana),
ostateczna decyzja właściwego organu o udzieleniu pozwolenia na budowę (jeśli została wydana),
ostateczna decyzja właściwego organu ustalająca warunki zabudowy (jeśli została wydana),
zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia – w sytuacji, gdy nabycie nastąpiło w drodze dziedziczenia lub zasiedzenia przed dniem 01 stycznia 2007 roku, a po dniu 01 stycznia 2007 roku – także w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności.

Darowizna nieruchomości niezabudowanej

dokument stanowiący podstawę nabycia nieruchomości,
zaświadczenie wydane przez uprawniony organ o przeznaczeniu w planie zagospodarowania przestrzennego terenu, na którym znajduje się nieruchomość,
zaświadczenie wydane przez uprawniony organ, stwierdzające, że przedmiotowa nieruchomość jest / nie jest objęta uproszczonym planem urządzenia lasu ani decyzją starosty na podstawie art. 19 ust. 3 ustawy z dnia 28 września 1991 roku o lasach,
wypis z rejestru gruntów i wyrys z mapy ewidencyjnej, przeznaczone do dokonywania wpisów w księdze wieczystej,
ostateczna decyzja zatwierdzająca podział nieruchomości (jeśli została wydana),
ostateczna decyzja właściwego organu o udzieleniu pozwolenia na budowę (jeśli została wydana),
ostateczna decyzja właściwego organu ustalająca warunki zabudowy (jeśli została wydana),
zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia – w sytuacji, gdy nabycie nastąpiło w drodze dziedziczenia lub zasiedzenia przed dniem 01 stycznia 2007 roku, a po dniu 01 stycznia 2007 roku – także w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności.

Sprzedaż nieruchomości zabudowanej

dokument stanowiący podstawę nabycia nieruchomości,
zaświadczenie wydane przez uprawniony organ, stwierdzające, że pod adresem przedmiotowej nieruchomości nikt nie jest zameldowany na pobyt stały i czasowy bądź stwierdzające jakie osoby są pod tym adresem zameldowane,
świadectwo charakterystyki energetycznej,
zaświadczenie wydane przez uprawniony organ o przeznaczeniu w planie zagospodarowania przestrzennego terenu, na którym znajduje się nieruchomość oraz czy zastrzeżone jest dla gminy prawo pierwokupu na podstawie ustawy o rewitalizacji,
zaświadczenie wydane przez uprawniony organ, stwierdzające, że przedmiotowa nieruchomość jest / nie jest objęta uproszczonym planem urządzenia lasu ani decyzją starosty na podstawie art. 19 ust. 3 ustawy z dnia 28 września 1991 roku o lasach,
wypis z rejestru gruntów i wyrys z mapy ewidencyjnej, przeznaczone do dokonywania wpisów w księdze wieczystej,
dokument wydany przez uprawniony organ, stwierdzający zakończenie budowy (oddanie do użytkowania) budynku posadowionego na przedmiotowej nieruchomości,
zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia – w sytuacji, gdy nabycie nastąpiło w drodze dziedziczenia lub zasiedzenia przed dniem 01 stycznia 2007 roku, a po dniu 01 stycznia 2007 roku – także w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności.

Darowizna nieruchomości zabudowanej

dokument stanowiący podstawę nabycia nieruchomości,
zaświadczenie wydane przez uprawniony organ o przeznaczeniu w planie zagospodarowania przestrzennego terenu, na którym znajduje się nieruchomość,
zaświadczenie wydane przez uprawniony organ, stwierdzające, że przedmiotowa nieruchomość jest / nie jest objęta uproszczonym planem urządzenia lasu ani decyzją starosty na podstawie art. 19 ust. 3 ustawy z dnia 28 września 1991 roku o lasach,
wypis z rejestru gruntów i wyrys z mapy ewidencyjnej, przeznaczony do dokonywania wpisów w księdze wieczystej,
dokument wydany przez uprawniony organ, stwierdzający zakończenie budowy (oddanie do użytkowania) budynku posadowionego na przedmiotowej nieruchomości,
zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia – w sytuacji, gdy nabycie nastąpiło w drodze dziedziczenia lub zasiedzenia przed dniem 01 stycznia 2007 roku, a po dniu 01 stycznia 2007 roku – także w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności.

Akt poświadczenia dziedziczenia

odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
numer ewidencyjny PESEL spadkodawcy (dowód osobisty / paszport spadkodawcy lub zaświadczenie potwierdzające numer PESEL spadkodawcy, wydawane przez gminę ostatniego miejsca zamieszkania spadkodawcy),
odpisy skrócone aktów urodzenia spadkobierców,
odpisy skrócone aktów małżeństwa spadkobierców (jeśli zmienili nazwisko zawierając związek małżeński),
wszystkie testamenty, sporządzone przez spadkodawcę, także zmienione i odwołane,
umowy o zrzeczeniu się dziedziczenia (jeśli zostały zawarte pomiędzy spadkodawcą a spadkobiercami),
oświadczenia o odrzuceniu lub przyjęciu spadku (jeśli zostały złożone przed sporządzeniem aktu poświadczenia dziedziczenia),
informacja jakie nieruchomości wchodzą w skład spadku po zmarłym z podaniem numeru księgi wieczystej nieruchomości,
informacja czy w skład spadku wchodzi gospodarstwo rolne lub przedsiębiorstwo objęte zarządem sukcesyjnym,
jeśli spadkobiercy nie mogą być jednocześnie obecni to istnieje możliwość sporządzenia projektu protokołu dziedziczenia i po potwierdzeniu jego treści przez wszystkich spadkobierców sporządzenie aktu poświadczenia dziedziczenia.

Informacje do przygotowania testamentu i pełnomocnictwa

Testament:

dane spadkobierców lub osoby wydziedziczanej (imiona, nazwiska, imiona rodziców, datę urodzenia),
jeśli testament ma zawierać wydziedziczenie to jego powód,
jeśli testament ma zawierać zapis windykacyjny to informacje dotyczące przedmiotu zapisu (np. nr księgi wieczystej dla nieruchomości lub odrębnej własności lokalu, przydział spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, dowód rejestracyjny samochodu).

Pełnomocnictwo:

dane pełnomocnika (imiona, nazwisko, imiona rodziców, numer PESEL),
zakres umocowania (np. jeśli zakres dotyczy sprzedaży nieruchomości to nr księgi wieczystej, cenę ….),
informacja czy pełnomocnik może udzielać dalszych pełnomocnictw,
informacja czy pełnomocnik może być druga stroną czynności,
informacja czy pełnomocnictwo jest udzielone na czas określony.

Do złożenia oświadczenia o odrzuceniu spadku niezbędne są:

odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy albo inny dokument, z którego będą wynikały dane spadkodawcy, np. zawiadomienie z sądu spadku, wypis aktu notarialnego dokumentujący odrzucenie spadku przez jednego ze spadkobierców tego zmarłego,
informacje o pozostałych spadkobiercach ustawowych: imiona i nazwiska oraz adresy zamieszkania,
informacje czy zmarły pozostawił testament,
informacje o osobach, które już odrzuciły lub przyjęły spadek ze wskazaniem, jeśli to możliwe, daty i aktu, którym dokonano czynności.